Microsoft 365 : anticiper la hausse de 33 % avant juillet 2026

En décembre 2025, Microsoft a annoncé une revalorisation tarifaire de l’ensemble de ses offres Microsoft 365, effective au 1er juillet 2026. Pour les PME qui n’utilisent pas activement les fonctionnalités IA bundlées pour justifier cette hausse, la question est simple : vaut-il mieux payer plus, négocier, ou partir ?

Vous avez cinq mois pour décider. Voici comment évaluer vos options et, si vous choisissez de migrer, un calendrier réaliste pour le faire sans turbulences.

Ce que la hausse représente concrètement pour votre budget

Les chiffres publiés par Microsoft portent sur des tarifs en dollars, mais l’impact en euros suit la même trajectoire. Voici ce qui change au 1er juillet 2026 :

Plan	Ancien tarif	Nouveau tarif	Hausse
Business Basic	~5,60 €/user/mois	~6,55 €/user/mois	+17 %
Business Standard	~11,70 €/user/mois	~13,55 €/user/mois	+16 %
Microsoft 365 E3	~33,70 €/user/mois	~39,30 €/user/mois	+17 %
Microsoft 365 E5	~53,30 €/user/mois	~60,80 €/user/mois	+14 %

Note : Microsoft a appliqué une légère baisse en euros au 1er février 2026 (ajustement de change -7,4%), avant la hausse structurelle de juillet.

Pour une PME de 20 utilisateurs sur Business Standard, cela représente environ 480 € supplémentaires par an. Pour une PME de 50 utilisateurs, le surcoût dépasse 1 100 € annuels. Sur un plan E3, une équipe de 50 postes supporte une augmentation de plus de 3 300 € par an — sans aucune nouvelle fonctionnalité demandée.

La justification officielle de Microsoft repose sur l’intégration de l’IA (Copilot) et le renforcement de la sécurité. Si votre équipe utilise activement ces fonctionnalités, la hausse peut se justifier. Si vous n’avez pas activé Copilot et continuez de travailler comme avant, vous payez pour des fonctionnalités que vous n’utilisez pas.

Option 1 : rester et optimiser vos licences actuelles

Rester chez Microsoft n’est pas forcément la solution de facilité. C’est une décision stratégique légitime — à condition de l’optimiser.

Auditer vos licences existantes

Avant juillet, passez en revue vos abonnements actifs. Les licences inutilisées ou surdimensionnées sont fréquentes dans les PME qui ont grandi rapidement. Un audit de 30 minutes dans le portail d’administration Microsoft peut révéler des économies immédiates : comptes inactifs, licences E3 attribuées à des collaborateurs qui n’utilisent que la messagerie, doublons entre plans.

Action concrète : Dans le centre d’administration Microsoft 365, consultez la section “Rapports d’utilisation” pour identifier les utilisateurs qui n’ont pas ouvert Teams ou SharePoint depuis 90 jours.

Renégocier avec votre revendeur

Si vous passez par un partenaire Microsoft (CSP), contactez-le maintenant. Les revendeurs disposent d’une marge de négociation sur les tarifs, en particulier pour les engagements pluriannuels (2-3 ans). Un engagement sur 3 ans peut partiellement absorber la hausse.

Pensez également à vérifier si votre volume de licences vous qualifie pour un niveau de tarification inférieur au prix catalogue.

Downgrader vers un plan inférieur

Pour les utilisateurs qui n’ont besoin que de la messagerie et de stockage basique, le plan Business Basic (email, Teams, 1 To OneDrive) suffit largement. Migrer ces profils d’un plan Standard vers un plan Basic peut réduire le coût par utilisateur de moitié.

Option 2 : migrer vers des alternatives souveraines

Si la hausse vient s’ajouter à des préoccupations existantes sur la dépendance aux services américains ou la confidentialité des données, c’est le moment d’évaluer sérieusement les alternatives.

Pour aller plus loin sur la question du choix entre cloud géré et hébergement propre, notre comparatif détaillé des solutions auto-hébergées et cloud pour vos données sensibles couvre les critères de conformité RGPD et les niveaux de contrôle réels.

Les alternatives crédibles

Infomaniak kSuite est la solution la plus accessible pour une PME sans équipe technique dédiée. Hébergée en Suisse, RGPD native, elle intègre OnlyOffice pour l’édition de documents et propose une messagerie, un agenda et du stockage à partir de 6 €/utilisateur/mois. La compatibilité avec les formats Office est excellente pour un usage courant.

Nextcloud + Collabora convient aux PME qui souhaitent héberger leurs propres données sur un serveur VPS. Le logiciel est libre et gratuit ; vous payez uniquement l’infrastructure (50 à 200 €/mois pour un VPS qui supporte 20-50 utilisateurs) et, si vous n’avez pas de compétences techniques internes, la prestation d’installation et de maintenance. C’est l’option la plus souveraine, mais aussi la plus exigeante.

OnlyOffice Docs peut s’utiliser en complément d’un hébergement de fichiers existant (Nextcloud, votre propre serveur). La compatibilité native avec les formats .docx, .xlsx et .pptx est son principal atout — les fichiers s’ouvrent et se réenregistrent sans conversion, ce qui réduit les frictions lors d’une migration.

Google Workspace propose un écosystème cloud à partir de 6 €/utilisateur/mois. Si la souveraineté numérique n’est pas votre priorité principale et que votre équipe est déjà à l’aise avec les outils Google, c’est la migration la moins perturbante. L’inconvénient : vous restez dépendant d’un fournisseur américain.

Ce que la migration implique vraiment

La principale friction d’une migration concerne les fichiers bureautiques complexes : les macros VBA Excel, les styles Word avancés et les présentations PowerPoint élaborées peuvent se comporter différemment dans des alternatives open source. Si votre PME produit principalement des documents standards (emails, tableaux simples, présentations courantes), l’impact est minimal.

Si vous utilisez intensivement Teams pour la téléphonie ou Power Automate pour vos workflows, anticipez un travail de migration plus significatif sur ces périmètres.

La question de la rentabilité à long terme du sur mesure vs les abonnements SaaS est analysée en détail dans notre article sur les outils internes sur mesure face aux solutions SaaS — les seuils de rentabilité présentés s’appliquent directement à ce type de décision.

Le calendrier de migration en 5 étapes (5 mois)

Si vous optez pour la migration, cinq mois c’est court mais suffisant pour une PME de 10 à 50 postes, à condition de démarrer maintenant.

Étape 1 — Février 2026 : audit et décision (2 semaines)

Inventoriez vos usages réels : quels services Microsoft 365 utilisez-vous activement ? Email, Teams, SharePoint, OneDrive, applications Office ? Identifiez les profils utilisateurs par niveau d’usage. Consultez votre revendeur pour une offre de renouvellement pluriannuel (option de repli). Puis décidez : rester, optimiser, ou migrer.

Livrable : tableau des usages par utilisateur, décision documentée.

Étape 2 — Mars 2026 : sélection de la solution et pilote (4 semaines)

Choisissez votre alternative (Infomaniak, Nextcloud, etc.) et déployez-la pour un groupe pilote de 3 à 5 utilisateurs volontaires. Testez les cas d’usage critiques : envoi d’emails, co-édition de documents, partage de fichiers. Évaluez la compatibilité de vos fichiers existants.

Livrable : rapport de pilote, décision finale sur la solution.

Étape 3 — Avril 2026 : migration des données (4 semaines)

Exportez vos données depuis Microsoft 365 (OneDrive, mailbox, calendriers) et importez-les dans la nouvelle solution. Outils disponibles : rclone pour le stockage, imapsync ou les outils natifs de votre nouvelle plateforme pour les emails. Cette étape peut se faire en parallèle de l’activité normale.

Livrable : données migrées, ancienne plateforme en accès lecture seule.

Étape 4 — Mai 2026 : formation et adoption (3 semaines)

Formez vos équipes sur la nouvelle interface. Prévoyez des sessions courtes (1-2h par groupe) plutôt qu’une grande formation. Désignez un référent interne par équipe. Mettez à disposition un guide de référence rapide pour les gestes courants.

Livrable : équipes formées, guide de référence diffusé.

Étape 5 — Juin 2026 : bascule et clôture des licences Microsoft (2 semaines)

Basculez définitivement vers la nouvelle solution. Conservez un accès en lecture seule à Microsoft 365 pendant 2 semaines pour récupérer d’éventuels fichiers oubliés. Résiliez vos licences à la date anniversaire contractuelle (vérifiez les conditions de résiliation auprès de votre revendeur).

Livrable : licences Microsoft résiliées ou non renouvelées avant le 1er juillet.

Conclusion — Agissez avant mars pour garder le choix

La hausse Microsoft 365 de juillet 2026 n’est pas une urgence absolue, mais c’est une fenêtre de décision. Si vous choisissez de rester, agissez maintenant pour optimiser vos licences et verrouiller un tarif. Si vous choisissez de migrer, démarrez le pilote en mars pour terminer sereinement en juin.

La pire option est d’attendre juillet et de subir la hausse sans l’avoir choisie.

Vous souhaitez être accompagné dans l’audit de vos licences ou la mise en place d’une solution auto-hébergée pour votre PME ? LeCollectif vous aide à évaluer et implémenter la solution adaptée à votre contexte.